'Het moet nog langs inkoop'

Iedereen die bij of voor een wat grotere organisatie werkt kent het vast wel. Je zit op één lijn met een goede leverancier of partner, zijn het over alles wel eens geworden. En dan komt het:
‘het moet alleen nog langs inkoop’.
En inkoop doet vaak moeilijk. Voldoet het aan alle regels van rechtmatigheid? Is een tweede offerte verplicht? Hebben we raamcontracten waar we niet onderuit kunnen? Rechtmatigheid is iets van inkoop.
En voordat je het weet ervaren we inkoop als een hobbel die nog genomen moet worden voordat we lekker aan het werk kunnen. 

Hoe kan het toch dat collega’s uit één organisatie elkaar zo zien? Zo tegenover elkaar zitten? Zulke verschillende belangen lijken te hebben? Een tijdje geleden sprak ik een directeur van een inkooponderdeel van een grote organisatie. Hij wilde die dynamiek doorbreken. Hij zei heel simpel tegen zijn collega’s in het primaire proces: ‘Wij helpen altijd. Rechtmatig of niet, dat is helemaal aan jou. Eventuele gevolgen trouwens ook.’
En in één keer lag de verantwoordelijkheid voor rechtmatig inkopen weer op de juiste plek. En kon inkoop weer de ondersteunende rol vervullen zoals die oorspronkelijk bedoeld was, want toevallig hadden ze wel heel veel verstand van rechtmatig inkopen en konden daar goed bij helpen. Zo sta je niet meer tegenover elkaar, maar naast elkaar. En wordt de afdeling inkoop geen hobbel die genomen moest worden, maar een ondersteunende afdeling bij het nemen van verantwoordelijkheid.

Elke ondersteunende afdeling kent deze dynamiek. De afdeling kwaliteit, HR, ICT, inkoop, opleidingen, communicatie, enzovoort. Dat zij ‘er van zijn’ en de rest dus niet meer. Dat verschillende rollen en expertises verschillende belangen worden. Het is de moeite waard je af te vragen hoe je dat kunt doorbreken.